شرکت‌های پیشرفته‌ی جهان از سیستم OKR برای اندازه‌گیری دقیق نتایج و دستیابی به اهداف خود استفاده می‌کنند. گوگل، اسپاتیفای، آمازون و غول‌های فناوری جهانی، موفقیت بی‌سابقه‌ی خود را مدیون مدل OKR هستند. با استفاده از برنامه ریزی OKR، این سازمان‌ها کوشیده‌اند که چارچوبی را برای اهداف خود تعیین کنند.
فرقی نمی‌کند که کسب و کار شما در چه ابعادی راه‌اندازی شده و فعالیت می‌کند؛ با پیاده سازی OKR می‌توانید فرایندهای سازمانی خود را مدیریت کرده و به‌سمت موفقیت حرکت کنید. پیاده سازی سیستم OKR یکی از مهم‌ترین گام‌های موفقیت است که همه‌ی مدیران باید به آن توجه داشته باشند. به‌خاطر همین، در این مقاله از ایونکس، به‌سراغ آموزش پیاده سازی مدل OKR رفته‌ایم تا با این روش، بتوانید کسب و کار خود را بهبود ببخشید.
برای پیاده سازی OKR از کجا شروع کنیم؟
سیستم OKR فقط زمانی به‌درستی عمل می‌کند که سازمان شما آماده‌ی پیاده سازی OKR باشد. پس، پیش از اقدام، باید شرایط شرکت و کسب و کار خود را به‌دقت بررسی کنید. برای اطلاع از آمادگی شرکت خود برای پیاده سازی سیستم OKR، عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- پذیرش و شفافیت: همه‌ی مدیران و کارکنان باید پذیرای شفافیت در فرایندها باشند؛ بنابراین، یکی از شروط پیاده سازی OKR، پذیرش و آمادگی کارکنان برای ایجاد تغییرات است.
- چشم‌انداز و بیانیه: باید یک بیانیه‌ی دقیق درباره‌ی اهداف و نحوه‌ی دستیابی به آن‌ها در سازمان شما وجود داشته باشد. در واقع، این بیانیه باید استراتژی سازمانی شما را مشخص کند.
- فرهنگ سازمانی: در سازمان شما باید فرهنگ پذیرش و قدردانی نهادینه شده باشد. این مسئله باعث می‌شود که در فرایند برنامه ریزی OKR، اشتباهات منجر به یادگیری شوند.
- انگیزه به‌جای ارزیابی: مدل OKR برای ارزیابی کارکنان نیست، بلکه باید به آن‌ها انگیزه‌ای بدهد تا فرایندها را به‌شکل بهتری پیش ببرند.
- رهبری مناسب: یکی از مهم‌ترین عناصر پیاده سازی OKR مربوط به سبک رهبری آن است. در سیستم OKR، به‌جای کنترل و توبیخ، باید بر مسئولیت شخصی و یادگیری تأکید شود.
گام‌های اساسی برای پیاده سازی OKR در سازمان
اگر اصول اولیه سیستم OKR برای همه‌ی اعضا روشن است و عناصر لازم نیز برآورده شده‌اند، حالا نوبت به پیاده سازی مدل OKR می‌رسد. پیاده سازی OKR در سازمان‌هایی با تعداد کارکنان زیاد، نیاز به شفافیت و اتخاذ رویکردی درست دارد. به‌خاطر همین، در این بخش، گام‌های اساسی پیاده سازی OKR را شرح می‌دهیم.
گام اول؛ تعیین اهداف مشخص
پیش از اینکه برای پیاده سازی OKR به‌صورت عینی برنامه‌ریزی کنید، باید مشخص باشد که چه اهداف معینی را دنبال می‌کنید. لزومی ندارد که این اهداف برای پیاده سازی سیستم OKR در یک دوره‌ی طولانی باشند؛ در واقع، شما می‌توانید اهدافی را تعیین کنید که به‌مرور دچار تحول شده و به‌روزرسانی شوند. ازاین‌طریق، همیشه می‌توانید خود را با تغییرات وفق دهید و به‌شکل موثرتری اهداف را دنبال کنید.
گام دوم؛ تعریف کردن محدوده و پارامترها
گام دوم در پیاده سازی OKR تعریف محدوده و پارامترها است. هنگامی که اهداف سازمان به‌وضوح مشخص شدند و دانستید که به‌دنبال چه تغییراتی هستید، باید محدوده‌ی اجرای مراحل را تعیین کنید. برای رسیدن به این هدف، می‌توانید از پارامترهای زیر کمک بگیرید:
- اندازه‌گیری ابعاد گروه آزمایشی
- حوزه‌ی درگیر
- مدت‌زمان
- تاریخ شروع و پایان فرایند
- سیستم‌های مورد استفاده
- نحوه‌ی ارتباطات
- تعداد و نوع جلسات
توصیه می‌کنیم که در پیاده سازی مدل OKR به‌سراغ حوزه‌ای از سازمان بروید که منعطف‌تر بوده و سابقه‌ای در زمینه‌ی چنین تحولاتی دارد. سپس، محدوده، مدت‌زمان و نوع پیاده سازی OKR را مشخص کنید. در نهایت، ببینید که به چه نحوی باید با تیم‌ها تعامل داشته باشید.
گام سوم؛ انتخاب دقیق تیم اجرایی آزمایشی
در گام سوم پیاده سازی OKR باید تیم آزمایشی را برای هدف خود انتخاب کنید. به‌سراغ گروه و تیم‌هایی بروید که سیستم OKR به‌راحتی در فرایندهای کاری‌شان ادغام می‌شود. در صورت امکان، در این تیم، کارکنان و مدیرانی را از بخش‌های مختلف در نظر بگیرید. در نهایت، افرادی که به‌دنبال تغییر هستند، گزینه‌ی بسیار خوبی برای حضور در تیم آزمایشی به حساب می‌آیند.
گام چهارم؛ مشارکت سریع افراد مهم
در این مرحله از پیاده سازی OKR در سازمان، افراد مهم را زودتر درگیر فرایندها کنید. برای انتخاب این افراد از سطوح بالا شروع کرده و به سمت پایین حرکت کنید. برای مثال، برخی از مهم‌ترین افراد در پیاده سازی مدل OKR شامل موارد زیر هستند:
- سطح مدیریتی؛ مثل مدیرعامل و حامی مالی
- بخش منابع انسانی؛ مانند مدیر منابع انسانی
- مدیر اجرایی OKR؛ شخصی انعطاف‌پذیر
- اعضای سیستم OKR؛ اشخاصی از تیم‌های مختلف
در این بخش، مشاوران OKR نیز باید تعیین شوند. این افراد باید سابقه‌ی گسترده‌ای در زمینه‌ی پیاده سازی OKR داشته باشند. در این بخش، می‌توانید از مشاوران با تجربه‌ی ایونکس کمک بگیرید. مشاوران ایونکس تجربه‌ی گسترده‌ای در زمینه‌ی پیاده سازی سیستم OKR داشته و مشاوره‌های آن‌ها همیشه منجر به موفقیت سازمان‌ها شده است.
گام پنجم؛ آموزش
پیاده سازی OKR نیاز به دانش خاصی دارد؛ بنابراین، باید این دانش را به تمام اعضای درگیر در فرایند، آموزش دهید. پس، در این مرحله، می‌توانید با برگزاری کارگاه‌ها، رویدادها و حمایت مداوم از اعضا، تسلط آن‌ها را در پیاده سازی OKR بالاتر ببرید. مطمئن شوید که با توجه به نوع فعالیت هر شخص، آموزش مناسبی را برای او در نظر گرفته‌اید. این آموزش‌ها هم در مراحل آغازین برنامه ریزی OKR ارائه می‌شوند و هم در فرایند پیاده سازی OKR ادامه پیدا می‌کنند.
گام ششم؛ پیاده سازی OKR در تیم آزمایشی
پس از طی‌کردن مقدمات، می‌توانید چارچوب OKR را در تیم آزمایشی اجرا کنید. در این مرحله، باید اهداف و نتایج کلیدی (OKRs) به‌درستی برای تمام اعضا شفاف‌سازی شوند. سپس، فرایند آغاز شده، OKRها اجرا می‌شوند و میزان پیشرفت اندازه‌گیری خواهد شد.
گام هفتم؛ بازخوردگیری مداوم
در فرایند پیاده سازی OKR، به‌جز توجه به نتایج، باید به خود فرایند و نحوه اجرای آن نیز توجه داشته باشید. این روش همیشه اهمیت دارد؛ اما در مرحله‌ی آزمایشی مهم‌تر است. برای بررسی نحوه‌ی اجرا باید جلسات خوبی را برگزار کنید. جلسات بازخوردگیری باید از قبل تعیین شوند و بهتر است که زمان و تعداد جلسات را در مراحل برنامه ریزی OKR تعیین کرده باشید. علاوه‌بر آن، دستور کار جلسه نیز باید توسط مدیران تعیین شود.
گام هشتم؛ اجرا در سطح سازمان
پس از پایان مرحله‌ی آزمایشی و پیاده سازی OKR به‌صورت موفق، باید مقیاس و ابعاد مدل OKR را افزایش دهید. معمولاً دو مرحله‌ی اجرای آزمایشی برای دریافت بازخوردهای کافی، نیاز است. در مرحله‌ی بعد، باید تمام فرایندها را در ابعادی گسترده‌تر برنامه‌ریزی کرده و اهداف و نتایج کلیدی را برای تمام سازمان شرح دهید.
چگونه در پیاده سازی OKR موفق شویم؟
پیاده سازی OKR به شرایط شرکت شما بستگی دارد. بااین‌حال، در این بخش، نکاتی را بیان می‌کنیم که به شما در پیاده سازی OKR به‌صورت موثر، کمک خواهند کرد:
- گسترش تدریجی: ابعاد پیاده سازی سیستم OKR را به‌صورت تدریجی بزرگ‌تر کنید.
- درگیر کردن افراد موفق: افراد موفق در مرحله آزمایشی سیستم OKR را انتخاب کرده و از آن‌ها در تیم اصلی استفاده کنید.
- آموزش مداوم: آموزش را سبک نشمارید و به‌طور مداوم به‌دنبال افزایش سطح دانش کارکنان باشید.
انتخاب ابزار مناسب برای پیاده سازی OKR
اصولاً پیاده سازی OKR به‌صورت دستی کار بسیار دشواری است؛ اگر نگوییم که امکان‌پذیر نیست. در واقع، هرچه ابعاد کسب و کار شما بزرگ‌تر باشد، نیاز شما نیز به ابزار پیاده سازی مدل OKR بیشتر خواهد شد. این ابزار به شما کمک می‌کند که فرایندها را خودکار کرده، به‌طور مداوم بازخورد بگیرید و تمام مراحل و تیم‌ها را به‌دقت زیر نظر داشته باشید تا با سرعت بیشتری به اهدافتان دست پیدا کنید.
در همین راستا، نرم افزار OKR ایونکس یکی از بهترین ابزارهای پیاده سازی OKR است که این سیستم را با دقت بالایی اجرا و مدیریت می‌کند. با استفاده از نرم افزار OKR ایونکس به‌راحتی طول مدت پیاده سازی OKR را کاهش می‌دهید و ازاین‌طریق، در زمان و هزینه‌ی خود صرفه‌جویی خواهید کرد. برای استفاده از نرم افزار OKR می‌توانید با مشاوران ایونکس مشورت کنید.
سخن پایانی
امروزه سازمان‌های مطرح دنیا از سیستم OKR استفاده می‌کنند تا تغییرات مفیدی را سطح شرکت و کسب و کارشان ایجاد کرده و به‌شکل موثری به‌سمت اهداف خود حرکت کنند. پیاده سازی OKR به برنامه‌ریزی و اجرای مراحل دقیقی نیاز دارد. استفاده از نرم افزار OKR یکی از بهترین روش‌ها برای بهبود عملکرد پیاده سازی سیستم OKR است.
منابع:
https://weekdone.com/resources/articles/okr-implementation-guide
https://www.profit.co/blog/okr-university/implementing-your-okr/
