روش‌های بهبود فرآیندهای کسب و کار
Business Process Improvement
بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) عملی است که در آن رهبران سازمانی، فرآیندهای کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل می‌کنند تا مناطقی را که می‌توانند اثربخشی و کارایی را بهبود بخشند پیدا کنند و سپس تغییراتی را در فرآیندها ایجاد کنند تا کسب و کار را ارتقا دهند. BPI با شناسایی عملیات، مهارت‌های کارکنان یا فن‌آوری‌هایی که می‌توانند برای گردش کار کارآمدتر و رشد کلی کسب‌وکار استفاده شوند به پیشرفت کسب و کار کمک می‌کند. این فرآیند که به عنوان بهبود فرآیند عملکردی نیز شناخته می شود، بخشی از رشته گسترده مدیریت فرآیند کسب و کار است.
هدف از بهبود فرآیند کسب و کار
هدف اولیه BPI بهبود مستمر عملکرد فرآیندهای رسمی و غیررسمی در یک سازمان است. با مشارکت در بهبود فرآیند کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند تنگناها، ناکارآمدی‌ها و سایر مشکلات را در فرآیندهای خود شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی انجام دهند که به آنها کمک می کند تا موارد زیر را انجام دهند:
- کاهش هزینه‌ها
- حذف فرآیندهای اضافی
- اطمینان از پایبندی مداوم به روند گردش کار و انطباق بهتر با قوانین و مقررات
- بهبود کیفیت محصولات یا خدمات
- کاهش خطاها
- افزایش سرعت خروجی
علاوه بر این، تکنیک‌های BPI می‌توانند به یک شرکت کمک کنند تا خواسته‌های مشتری و اهداف تجاری را به طور مؤثرتری برآورده کند. بهبود فرآیند کسب و کار همچنین به شرکت ها کمک می‌کند تا نحوه عملکرد خود را تنظیم کنند تا اطمینان حاصل شود که برای رقابت در محیط کسب و کار مبتنی بر فناوری روز دنیا آمادگی دارند. .
مراحل بهبود فرآیند کسب و کار
برای شروع پروژه بهبود فرآیند کسب و کار لازم است مراحل زیر را طی کنید:
۱. شناسایی کنید که چه فرآیندی باید تغییر کند.
این کار معمولاً از طریق نقشه برداری فرآیند کسب و کار یا سایر شیوه‌های تجسم فرآیندها انجام می‌شود.
۲. نقاط درد را تجزیه و تحلیل کنید.
این مرحله شامل شناسایی تنگناها، ناکارآمدی‌ها و سایر نقاط دردناک در جریان کار با استفاده از ابزارهای تجسم فرآیند است.این به تعیین استراتژی برای بهترین روش برای بهبود یا حذف مناطقی که مشکل دارد کمک می‌کند.
۳. طراحی و ارزیابی کنید.
این امر می‌تواند مستلزم ساده‌سازی فعالیت‌ها، مهارت‌آموزی مجدد کارکنان یا افزودن فناوری جدید مانند اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) باشد. این مرحله همچنین باید شامل تجزیه و تحلیل و آزمایش راه حل پیشنهادی برای اطمینان از عدم وجود پیامدهای منفی ناخواسته باشد.
۴.فرآیند جدید را اجرا کنید.
تکنیک‌های مدیریت تغییر می‌تواند به اطمینان از پذیرش موفقیت آمیز فعالیت یا فناوری جدید یا بهبود یافته کمک کند.
۵. ارزیابی و کمّی سازی کنید.
بررسی معیارها به اطمینان از وقوع تغییرات فرآیند و ارزیابی نتیجه کمک می‌کند.
۱۰ روش برتر بهبود فرآیند کسب و کار
۱. کایزن Kaizen
کایزن یکی از روش‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار است که هدف آن رشد و بهبود مداوم در فرآیندهای کاری شما است. با اینکه کایزن به طور کلی در بخش‌های مدیریتی مانند QA و مدیریت ضایعات استفاده می‌شود، می‌توان آن را برای سایر اهداف بهبود فرآیند کسب و کار بهینه کرد. چیزی که کایزن را به یک متدولوژی بهبود فرآیند کسب‌وکار جذاب تبدیل می‌کند، این واقعیت است که به جای اصلاح مسائل در زمان بروز، بر توسعه مستمر، حل مسئله و نوآوری تکیه دارد.
۲. مدیریت ناب Lean
مدیریت ناب یک روش نسبتا قدمت دار برای بهبود فرآیند کسب‌وکار است. مدیریت ناب می‌تواند به شناسایی تنگناها در جریان اصلی کسب و کار شما کمک کند و هرگونه اتلاف در زمان و منابع را از بین ببرد. هدف این روش BPI این است که بخش‌ها و کارمندان زیادی را در فرآیند بهبود کسب‌وکار درگیر کند و منابع کمتری را صرف کند. در عصر مدیریت کسب و کار پایدار، مدیریت ناب چیزهای زیادی برای ارائه دارد و باید در رادار BPI شما باشد.
۳. شش سیگما Six Sigma
شش سیگما یکی دیگر از روش‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار است که هدف آن کمک به مدیریت هوشمندانه‌تر و کارآمدتر کسب و کارتان است. اصول اصلی آن شامل افزایش رضایت مشتری و در عین حال کاهش زمان تولید گردش کار شما است. کارشناسان تاکید می‌کنند که شش سیگما را می‌توان از طریق روش‌های DMAIC یا DMADV پیاده‌سازی کرد.
۴. روش شناسی بهبود فرآیند یکپارچه مبتنی بر مدل Model-Based Integrated Process Improvement Methodology
روش بهبود فرآیند کسب‌وکار موسوم به MIPI با در نظر گرفتن بهبود کارایی فرآیند کسب و کار طراحی شده است و شامل چندین فاز آبشاری است که باید به ترتیب اجرا شوند. این شامل:
- آشنایی با نیازهای کسب و کار شما
- آشنایی با فرآیندهای موجود
- تجزیه و تحلیل و مدل سازی فرآیندها
- نقشه برداری و طراحی مجدد فرآیندها
- پیاده سازی فرآیندهای جدید
- ارزیابی فرآیندهای جدید
- بررسی فرآیندهای جدید
چیزی که متدولوژی MIPI را جذاب می‌کند، سادگی آن و این واقعیت است که هر کسب‌وکاری می‌تواند آن را به راحتی بپذیرد،. این باعث می‌شود هم برای استارت آپ های کوچک و هم برای شرکت های بزرگ مناسب باشد.
۵. روش Plan-Do-Check-Act )PDCA )
روش PDCA ثابت کرده است که برای مشاغلی که قصد بهبود بهره وری خود را دارند بسیار مفید است. همانطور که از نام آن پیداست، PDCA یکی از روش‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار است که به چهار مرحله تقسیم می شود:
- برنامه: شناسایی مناطق دارای پتانسیل تغییر و بهبود
- انجام: اعمال تغییرات پیشنهادی از طریق اجرای آزمایشی
- بررسی: تجزیه و تحلیل و بررسی تغییرات اعمال شده در فرآیندهای کسب و کار
- عمل: سازگاری و رفع خطاها و همچنین اجرای تغییرات در مقیاس کامل
جذابیت PDCA در اتکا به برنامه ریزی دقیق و حساب شده و همچنین اندازه گیری مستمر نتایج پیاده سازی است. این یک متدولوژی BPI خوب برای رهبران کسب و کار است که در مورد ایجاد تغییرات بزرگ در جریان کاری کسب و کار خود بدون بررسی دقیق نتایج اجرای آزمایشی محتاط هستند.
۶. روش Suppliers, Inputs, Process, Outputs, and Customers )SIPOC)
SIPOC یک متدولوژی بهبود فرآیند کسب و کار است که به کسب و کارها اجازه می‌دهد تمام داده‌های موجود در ورودی‌ها و خروجی‌های گردش کار خود را جمع آوری کرده و آن ها را تجزیه و تحلیل کنند. برخی از شرکت ها ترجیح می دهند از COPIS استفاده کنند که بر روی مشتری تمرکز می کند و ارزش مشتری را برای سازمان برجسته می کند. SIPOC برای شناسایی هر عنصر ضروری برای BPI مفید است زیرا شامل ممیزی جامع از فرآیندهای موجود است.
۷. مدیریت کیفیت جامع Total Quality Management
کسب‌وکارهایی که به چارچوب چابک متکی هستند ممکن است بخواهند از TQM به عنوان روش بهبود فرآیند کسب‌وکار ترجیحی خود استفاده کنند. این بر کار تیمی و آژانس متکی است و چارچوبی از ابزارها و استانداردها را نشان می دهد که به شما کمک می کند تا خواسته های صنعت را برآورده کنید. شرکت‌ها بدون اینکه متوجه باشند به TQM تکیه می‌کنند، زیرا شامل آمادگی و توانایی برای مواجهه با روندهای متغیر و جزر و مد در بازار آزاد است.
۸. روش Super
متدولوژی Super که با در نظر گرفتن بهبود فرآیندهای تجاری طراحی شده است، به پنج بخش تقسیم می‌شود. با بالا رفتن مقیاس کسب و کار شما، ترکیب دو یا چند مرحله از این روش BPI توصیه می‌شود. مراحل موجود در Super BPI عبارتند از:
- انتخاب فرآیند: شناسایی تنگناها
- درک فرآیند: تجزیه و تحلیل سیستم‌ها و اجزای آنها
- اندازه گیری فرآیند: بررسی فرآیندهای جاری و داده‌های جمع آوری شده
- اجرا: اجرای فرآیندهای جدید بر اساس ارزیابی‌ها
- مرور: تجزیه و تحلیل داده‌های پس از اجرا و مقایسه با داده‌های قبل از BPI
۹. روش Cause and Effect
این روش بهبود فرآیند کسب و کار به کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا تنگناها و تأثیرات آنها بر گردش کار خود را شناسایی کنند تا راه‌حلی بلندمدت و قابل اجرا برای آنها پیدا کنند. این یک روش عالی BPI برای مشاغلی است که دقیقاً می‌دانند چه مشکلاتی در فرآیندهای خود دارند و قادرند آنها را تجزیه و تحلیل کنند.
مزایا و چالش های بهبود فرآیند کسب و کار
BPI مزایای بسیاری دارد یک شرکت با BPI قوی می‌تواند با فرآیندهای بهینه سازی شده بسیاری از موارد مانند ،خدمات مشتری، تجربه مشتری ، تجربه کارکنان، اتوماسیون، نوآوری که همگی از تحول مداوم سازمانی پشتیبانی می‌کنند را ارتقا دهد و به افزایش توانایی سازمان برای رقابت در بازار کمک کند. با این حال، همیشه چالش‌هایی برای اجرای یک برنامه موفق BPI وجود دارد که از میان آنها می‌توان به مقاومت کارکنان در برابر تغییر، به عنوان یکی از مهم‌ترین چالش‌ها اشاره کرد.
