مدیران کسب و کارها از روشهای گوناگونی برای پیادهسازی استراتژیهای سازمانی خود سود میبرند تا بتوانند به اهداف کوتاهمدت و بلندمدت خود دست یابند. دراینبین، سیستم OKR و مدیریت عملکرد (Performance Management) نقشی اساسی در سازماندهی استراتژیها دارند. اگرچه بسیاری از افراد، سیستم OKR و مدیریت عملکرد را بهجای هم به کار میبرند؛ اما در واقع، این دو مفهوم با یکدیگر تفاوتهایی اساسی دارند.
درحالیکه ترکیب اهداف و نتایج کلیدی (OKRs) با مدیریت عملکرد توصیه نمیشود؛ اما شما میتوانید برای دستیابی به موفقیت سازمانی، این دو روش را با یکدیگر هماهنگسازی کنید. در نتیجه، درک تفاوت OKR و سیستم عملکرد برای شما ضروری است. با درک تفاوت بین چارچوبهای این دو روش و ادغام صحیح آنها با هم، در مراحل مختلف چرخهی عملکرد، اطمینان حاصل میشود که این دو روش بهدرستی برای دستیابی به اهداف مشترک هماهنگ شدهاند. همچنین، میتوانید از متد OKR بهطور مؤثری برای ارزیابی اهداف مدیریت عملکرد استفاده کنید.
سیستم OKR چیست؟
OKR مخفف “Objectives and Key Results” به معنای «اهداف و نتایج کلیدی» است. سیستم OKR روشی مدرن برای مدیریت اهداف و افراد بوده که یکی از ویژگیهای آن، ترکیب اهداف کیفی با دو یا چند هدف کمی (نتایج کلیدی) است. بهاینترتیب، شرکتها با استفاده از او کی آر میتوانند چشمانداز و استراتژیهای خود را به اهداف قابل اندازهگیری تبدیل کنند. معمولاً OKRها هر چندماه یکبار دوباره تنظیم میشوند تا خود را بر اساس نیازهای روز بهروزرسانی کنند.
مدیریت عملکرد چیست؟
مدیریت عملکرد (Performance Management) یا PM فرایندی است برای کسب اطمینان از اینکه مجموعهای از فعالیتها و نتایج بهشکلی مؤثر و کارآمد، به اهداف منجر میشوند. مدیریت عملکرد میتواند روی عملکرد سازمان، یک بخش، یک کارمند و یا فرایندهایی خاص تمرکز داشته باشد. بااینحال، اصطلاح مدیریت عملکرد بیشتر در مورد ارزیابی عملکرد و توسعهی کارکنان استفاده میشود. معمولاً برنامهریزی مدیریت عملکرد، سالی یکبار صورت میگیرد.
تفاوت OKR و مدیریت عملکرد چیست؟
همانطور که گفتیم، گاهی سیستم OKR و مدیریت عملکرد با یکدیگر اشتباه گرفته میشوند؛ اما در عمل، این دو با هم متفاوت هستند. بهخاطر همین، در این بخش، تفاوتهای کلیدی متد OKR و فرایند مدیریت عملکرد را بررسی میکنیم.
همسویی با اهداف در مقابل اجرای تاکتیکی
همانطور که گفتیم، هدف سیستم OKR همسوکردن شرکت با اهداف است؛ درحالیکه مدیریت عملکرد فقط اطمینان حاصل میکند که خروجیهای شما با اهداف سازمانیتان هماهنگ هستند. در واقع، در هنگام نوشتن نتایج کلیدی معنیدار باید از خلاقیت و تفکر نوآورانه استفاده کنید، تا اعضای تیمها بهخوبی با اهداف شما هماهنگ شوند. در عوض، مدیریت عملکرد صرفاً روی خروجیها و اجرای تاکتیکی تمرکز دارد.
پس، سیستم OKR به شما کمک میکند که به پرسش «چگونه اعضای تیم من به اهداف شرکت کمک میکنند؟» پاسخ دهید. درحالیکه پرسش مربوط به مدیریت عملکرد، به این صورت خواهد بود: «اعضای تیم من در یک بازهی زمانی مشخص، چگونه عمل کردهاند؟»
همکاری تیمی در مقابل سنجش عملکرد شخصی
متد OKR به تیمها، اهدافشان و همکاری بین آنها اهمیت زیادی میدهد. حتی تعیین اهداف و نتایج کلیدی نیز به همکاری بین تیمها نیاز دارد. همچنین، شاخصهای OKR بر اساس همکاری متقابل بین تیمها، تعیین میشوند. در سوی مقابل، مدیریت عملکرد بر نتایج فردی و یا خروجیهای یک بازهی زمانی مشخص تمرکز دارد. با استفاده از مدیریت عملکرد، مطمئن میشوید که کارکنان تیم شما، اهداف را برآورده کردهاند یا خیر.
علاوهبر آن، شاخصهای مدیریت عملکرد (KPIs) بینش خوبی را دربارهی سطح فردی عملکردهای کارکنان، ارائه میدهند. در عوض، اگر در سیستم OKRروی عملکرد فردی تمرکز کنید، ممکن است که برای رسیدن به اهداف سازمانی، با مشکل مواجه شوید.
اولویتها در برابر شاخص عملکرد (KPI)
به عبارت ساده، سیستم OKR بر دستیافتنیترین اهداف و اولویتها تمرکز دارد. ازاینطریق، اطمینان حاصل میشود که اهداف با اولویتهای سازمان هماهنگ هستند. این هماهنگی در اثر بررسی مداوم نتایج کلیدی، به دست میآید. بهاینترتیب، مدیران میتوانند در صورت نیاز، تمرکز تیمها را تغییر دهند. اجرای دقیق متد OKR به تیمها کمک میکند که با اهداف سازمانی همسو باشند و در مسیر چشمانداز استراتژیک حرکت کنند.
در سوی مقابل، مدیریت عملکرد بر سطح عملکرد کارکنان در یک دورهی کاری مشخص تمرکز دارد. بهاینترتیب، شاخصهای عملکرد (KPIs) بهطور سنتی، توسط مدیران، برای یک دورهی یکساله تنظیم میشوند. در نتیجه، OKRها و KPIها دیدگاهی را دربارهی عملکرد سازمان ارائه میدهند؛ با این تفاوت که او کی آر میتواند جهت حرکت سازمان را تعیین کند.
بررسی عملکرد و OKR
یکی دیگر از تفاوتهای کلیدی OKR و مدیریت عملکرد مربوط به بررسی است. بررسیهای عملکرد مربوط به عملکردهای فردی بوده و خروجیمحور است. در سوی مقابل، سیستم OKR به کسب و کار بهصورت کلی نگاه میکند و نتیجهمحور است. در بررسی عملکرد، جلساتی میان مدیران و اعضای تیمها برگزار میشود تا بررسی عملکرد فردی بر اساس شاخصهای هدف، صورت گیرد. این بررسی باید بهصورت فردی انجام شود و معمولاً با پاداشهایی همراه است. در نتیجه، در این فرایند، عملکرد افراد، در گذشته، بررسی میشود.
در عوض، سیستم OKR بهجای ارزیابی فردی، بهدنبال همسوکردن افراد با اهداف سازمان است. پس، او کی آر روی وضعیت فعلی تیمها تمرکز دارد.
چرا نباید OKR را با مدیریت فرایند ترکیب کرد؟
همانطور که گفتیم، نباید OKR را با مدیریت عملکرد ترکیب کنید؛ در عوض، میتوانید آنها را کنار هم قرار دهید و با یکدیگر هماهنگسازی کنید. بهخاطر همین، در این بخش، به دلایل این موضوع میپردازیم که چرا ترکیب سیستم OKR و مدیریت عملکرد کار درستی نیست. این دلایل عبارتاند از:
- متد OKR بسیار مشارکتی است و برای بررسی عملکرد مناسب نیست و نتایج غیرمنصفانهای را در این زمینه، بههمراه دارد.
- او کی آر بر نتایج کلیدی تمرکز دارد؛ درحالیکه مدیریت عملکرد بهدنبال خروجیها است.
- استفاده از سیستم OKR برای ارزیابی عملکرد، منجر به مدیریت از پایین به بالا میشود. این اتفاق میتواند بهرهوری و اثربخشی را کاهش دهد.
- هدف OKRها همسوسازی تیمها با اهداف سازمانی است؛ درحالیکه مدیریت عملکرد بر شاخصهای فردی تمرکز دارد.
چگونه سیستم OKR و مدیریت عملکرد را هماهنگ کنیم؟
ازآنجاییکه سیستم OKR و مدیریت عملکرد بینش متفاوتی را برای ارزیابی عملکرد ارائه میکنند، باید این دو روش را بهخوبی بشناسید تا بتوانید آنها را با هم هماهنگسازی کنید. به همین منظور، در این بخش، به روشهایی برای ادغام موفقیتآمیز سیستم OKR و مدیریت عملکرد میپردازیم.
سیستم OKR و مرحله برنامهریزی
اگر سازمان بزرگی دارید، برای ادغام سیستم OKR و مدیریت عملکرد، از تنظیم OKRهای فردی خودداری کنید. دلایل اینکه نباید این کار را انجام دهید، عبارتاند از:
- تنظیم او کی آر فردی بسیار وقتگیر است و جلساتی اضافی را به شما تحمیل میکند. در نتیجه، وقت و انرژی شما هدر خواهد رفت.
- هرچه OKRهای بیشتری داشته باشید، درک اولویتها برایتان دشوارتر خواهد شد.
- تنظیم OKR فردی باعث میشود که افراد اهداف شخصیشان را نسبت به اهداف سازمانی ترجیح دهند. در نتیجه، آنها بهجای تفکر گروهی، درگیر تفکر فردی خواهند شد.
- کارکنان نمیتوانند بهاندازهی کافی در نوآوریها مشارکت داشته باشند.
سیستم OKR و مرحله نظارت
سیستم OKR انعطافپذیری بالایی دارد و به شما کمک میکند که نتایج کلیدی را در راستای اهداف قرار دهید. بهاینترتیب، ترکیب OKR و مدیریت عملکرد باعث میشود که شما مجبور به انجام مدیریت عملکرد تطبیقی باشید. در مدیریت عملکرد تطبیقی، شما مجبورید که نتایج کلیدی و اهداف را بهطور مداوم تغییر دهید. این تغییرات میتوانند بهخاطر عوامل خارجی، مانند فناوری، سیاست، شرایط فرهنگی و اقتصادی باشند و یا اینکه در اثر عوامل داخلی، مانند روابط بین فردی، زیرساختها و قابلیتهای عملیاتی ایجاد شوند. ازاینطریق، خود را آمادهی تطبیق با تغییرات میکنید؛ بنابراین، انعطافپذیری و قدرت پذیرش شما بالاتر میرود.
همچنین، در مرحلهی نظارت، باید مراقب باشید که عملکرد کارکنان به بهبود سیستم OKR کمک کند. بااینحال، باید بدانید که پیشرفت متد OKR فقط به افراد وابسته نیست و به اندازهی تیمها، ترجیحات کارکنان و دفعات بازخوردگیری نیز بستگی دارد.
سیستم OKR و بررسی عملکرد
اگرچه بازخورد فردی برای موفقیت کارمندان ضروری است؛ اما باید مطمئن شوید که این بازخوردها به اهداف و نتایج کلیدی (OKR) مربوط هستند. این مسئله به شما کمک میکند که کارکنان را با سیستم OKR سازمان هماهنگ کنید و موفقیت آنها را افزایش دهید. برای مثال، میتوانید بابت هماهنگی کارکنان با OKRها، از آنها تشکر کنید.
البته توجه داشته باشید که نباید سیستم OKR و بررسی عملکرد را بهطور کامل به یکدیگر وابسته نگه دارید. در عوض، میتوانید از متد OKR استفاده کنید تا بدانید که کارکنان تا چه حد با اهداف شما هماهنگ هستند. بهاینترتیب، میتوانید او کی آر را با بررسی عملکرد در بازههای زمانی کوتاهمدت ترکیب کنید.
سیستم OKR و مرحله پاداشدهی
یکی دیگر از مراحل ترکیب OKR و مدیریت عملکرد مربوط به پاداشدهی است. درصورتیکه از سیستم OKR برای ارزیابی کارکنان استفاده کنید، عملکرد آنها بر اساس میزان پیشرفت به سمت اهداف، سنجیده خواهد شد. اگرچه میتوانید از این کار برای مرحلهی پاداشدهی نیز استفاده کنید؛ اما باعث میشود که کارکنان بهجای اهداف تیم، روی اهداف فردی متمرکز شوند. در نتیجه، این مسئله با اهداف او کی آر مغایرت دارد.
از طرفی، در سیستم OKR، نتایج کلیدی برای ایجاد نوآوری و بهحرکتدرآوردن تیمها هستند و فقط 60 تا 80 درصد آنها عملی میشوند. یعنی دستیابی به این نتایج چندان اهمیتی ندارد و پویایی تیمها مهمتر است. پس، از آنجایی که این اهداف بهصورت بلندپروازانه تنظیم میشوند، سنجش کارکنان بر اساس دستیابی به این اهداف، نتایج درستی را بههمراه نخواهد داشت.
به یاد داشته باشید که OKR یک ابزار مدیریتی است و برای سنجش کارکنان کارایی چندانی ندارد. درصورتیکه اهداف و نتایج کلیدی را با پاداش گره بزنید، میتواند باعث سرخوردگی کارکنان شما شود.
پیادهسازی سیستم OKR و مدیریت عملکرد
حالا که با مزایا و معایب ترکیب OKR و مدیریت عملکرد آشنا شدید، میتوانید از هرکدام از این استراتژیها برای پیشبرد اهداف سازمانیتان استفاده کنید و یا اینکه هردو را در کنار یکدیگر به کار بگیرید. به همین منظور، پلتفرم ایونکس (evonex) با تجربهای گسترده در پیادهسازی سیستم OKR و مدیریت عملکرد، نرم افزار OKR را ارائه کرده است. با استفاده از نرم افزار OKR ایونکس، بهراحتی میتوانید اهداف و نتایج کلیدی را تنظیم کنید و استراتژیهای سازمانیتان را بهبود ببخشید. در ضمن، مشاوران ایونکس همیشه آمادهی راهنمایی شما هستند و به شما کمک میکنند که سیستم OKR و مدیریت عملکرد را بهخوبی در سازمان، شرکت و کسبوکارتان پیادهسازی کنید.
سخن پایانی
اصولاً ترکیب OKR و مدیریت عملکرد نتایج مطلوبی را بههمراه ندارد؛ اما با هماهنگسازی این دو با یکدیگر، میتوانید به اهداف سازمانیتان نزدیکتر شوید. فقط باید ماهیت سیستم OKR و مدیریت عملکرد را بهخوبی درک کنید و آنها را بهدرستی در کنار یکدیگر قرار دهید. در همین راستا، نرم افزار OKR ایونکس و برنامههایی که این پلتفرم برای کسب و کارها در نظر گرفته است، راهگشای شما در این مسیر خواهند بود.
منابع:
https://mooncamp.com/blog/okr-performance-management/
https://kanbanize.com/okr-resources/okr/performance-management
https://quantive.com/resources/articles/okr-performance-management