تحلیل داده چیست؟
تحلیل داده‌ها یا (Data Analysis) واژه‌ای است که این روزها بسیار شنیده می‌شود. زیرا تحلیل داده‌ها یکی از مهم ترین مراحل اجرایی در هر کسب و کاری به شمار می‌رود و بسیار مهم است که شما بتوانید داده‌ها را مطابق با هدف و نیازتان به درستی تهیه، تحلیل و بررسی کنید. هدف کلی از تحلیل داده‌ها استفاده از اطلاعات در راستای ارتقاء و پیشرفت در عرصه مورد نظر است و همانطور که می‌دانید تحلیل داده‌ها مانند هر کار تخصصی دیگری نیازمند تسلط به اصول و نکات مرتبط با آن است. در این مقاله “ ۸ گام اصلی و اساسی” که باید برای تهیه و تحلیل داده‌ها طی کنید را به طور مفصل برای شما شرح داده‌ایم.
گام اول: نیازهای خود را مشخص کنید
قبل از شروع فرآیند تحلیل داده‌ها یا انتخاب روش‌های تحلیل داده، بسیار مهم است که بنشینید و در مورد اهداف اصلی یا استراتژیک خود تصمیم بگیرید. قبل از شروع فرایند تحلیل داده باید در مورد اینکه می‌خواهید چه داده‌هایی و برای رفع چه نیازی تحلیل شوند تصمیم بگیرید.بسیار مهم است که دقیقا تعیین کنید هدف شما از بررسی داده‌ها بدست آوردن چه اطلاعاتی است که بتوانید به بهترین نحو ممکن داده‌ها را جمع آوری و تحلیل کنید .در این مرحله پاسخ به پرسش‍های زیر برای شما بسیار راهگشا هستند زیرا مسیر شما را برای تهیه داده تا حدود زیادی مشخص می‌کند :
- هدف شما از تحلیل داده چیست؟
- تحلیل شما دربارۀ چه موضوعاتی است؟
- چه کسانی از نتایج تحلیل استفاده خواهند کرد؟
گام دوم: سوالات خود را مشخص کنید
هنگامی که اهداف اصلی خود را مشخص کردید، در نظر بگیرید که برای رسیدن به بهترین تحلیل به چه سؤالاتی باید پاسخ دهید. این مرحله بسیار مهم است زیرا پایه‌ی موفقیت شما در تحلیل داده است.
برای رسیدن به پاسخ‌های صحیح و اطمینان از اینکه داده‌هایتان برای هدف شما مناسب ترین اند، باید سؤالات درستی بپرسید دقت داشته باشید که سؤالات باید قابل‌اندازه‌گیری، شفاف و مختصر باشند.
برای مثال تصور کنید که یک شرکت پیمانکاری دارید. با یک مشکل کاملاً مشخص شروع کنید: هزینه‌ها در حال افزایش است و دیگر قادر به ارائه‌ی پیشنهادهای رقابتی نیستید. یکی از سوالات برای حل این مشکل این است: «آیا شرکت می‌تواند تعداد کارکنان خود را، بدون به خطر انداختن کیفیت خدمات یا محصولات، کاهش دهد؟»
گام سوم: اولویت‌های سنجش را مشخص کنید
آنچه را که باید بسنجید لیست کنید. یعنی باید سؤالات کلیدی را به سؤالات ریزتر بشکنید و آنچه را که باید سنجیده شود دقیق مشخص کنید. در این صورت قادر خواهید بود منابع را هم لیست کنید.
از همان مثال شرکت پیمانکاری استفاده می‌کنیم. در نظر بگیرید که برای پاسخ به سؤال اصلی خود به چه نوع داده‌هایی نیاز دارید سئوال شما این بود که آیا شرکت بدون به خطر انداختن کیفیت خدمات و محصولات قادر به کاهش تعداد نیرو ها خواهد بود ؟ حالا شما به اطلاعاتی مانند تعداد و هزینۀ کارکنان فعلی و میانگین زمانی که آنها برای کارهای ضروری شرکت می‌گذارند، احتیاج دارید. در پاسخ به سوال اصلی سوالات فرعی دیگری را هم باید پاسخ دهید. مثلاً، آیا کارکنان در حال حاضر کمتر از حد نیاز کار می‌کنند؟ اگر چنین است، چه فرایندهایی باید اصلاح شود تا کارمندان به طور کامل مفید باشند؟ دقت داشته باشید در بررسی‌ها و اندازه‌گیری‌ها، حتما اقدام مورد نظر را از همه جهات بررسی کنید مثلا در مثال ما باید بررسی کنید که اگرتعداد کارکنان کاهش یابد، شرکت چگونه به افزایش تقاضا در شرایط دیگر پاسخ خواهد داد یا کاهش تعداد کارکنان و افزایش فشار کار بر نیروهای باقی مانده چه بازخوردی برای شرکت خواهد داشت .
گام چهارم: داده‌ها را جمع‌آوری کنید
پس از مشخص‌شدن نیازها و سوالاتی که باید پاسخ داده شوند، خواهید دانست که چه نوع داده‌هایی را باید جمع‌آوری کنید و سراغ چه منابعی بروید. در این مرحله نکات زیر را حتما در نظر بگیرید:
- قبل از جمع‌آوری داده‌ها، ببینید که چقدر از این داده‌ها را می‌شود از دیتابیس‌ها یا منابع موجود جمع‌آوری کرد. ابتدا این داده‌ها را جمع‌آوری کنید.با این کار مقدار زیادی از هزینه های ناشی از جمع آوری داده‌ها کاهش می‌یابد.
- یک سیستم ذخیره و شیوۀ معنادار برای نام‌گذاری و آرشیو داده‌ها تعیین کنید تا اعضای تیم تحلیل یا افرادی که قرار است کار شما را ادامه دهند دوباره‌کاری نکنند.این کار از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری می‌کند.
- هنگام جمع‌آوری داده‌ها، نام منابع و تاریخ جمع‌آوری داده‌ها را یادداشت کنید. برای این کار می‌توانید یک جدول راهنما در اکسل داشته باشید.با این کار در صورت نیاز به دیتاهای مشابه در مراحل بعدی پیدا کردن آنها برایتان بسیار راحت خواهد بود.
گام پنجم: دموکراتیزه‌کردن داده‌ها
دموکراتیک‌سازی داده‌ها به معنی ایجاد شرایطی است که هر کسی از افراد سازمان شما، هر موقع که بخواهد، به طور کارآمد و سریع، به داده‌ها، که از منابع مختلف استخراج شدهاند، دسترسی پیدا کند. می‌توانید داده‌ها را به صورت خام یا پس از تبدیل آنها به متن، تصویر، فیلم، اعداد یا هر قالب دیگری که امکان دارد در اختیار آنها بگذارید و مطمئن شوید که همه افراد بتوانند از داده‌ها استفاده کنند. شاید افراد دیگری از سازمان شما نکاتی را کشف کنند و داده‌ها را از زاویه‌ای ببینند که شما به آن توجهی نداشته‌اید.
گام ششم: داده‌ها را مرتب و طبقه بندی کنید
پس از جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف، اطلاعات عظیمی در اختیار شماست که استفاده از همۀ آنها کاری طاقت‌فرساست. برخی از این داده‌ها معتبر نیستند یا اطلاعات نادرستی به شما می‌دهند که در این صورت تحلیل را به مسیر اشتباهی می‌برند. باید بدون هیچ تردیدی آنها را حذف کنید. داده‌های صحیح شرط ضروری برای رسیدن به نتایج درست و قابل اطمینان هستند.
کار دیگری که هنگام مرتب کردن داده‌ها باید به آن دقت کنید حذف داده‌های تکراری است. معمولاً هنگام استفاده از چندین منبع داخلی و خارجی برای جمع‌آوری داده‌ها ،پیش می‌آید که داده‌های تکراری که با هم همپوشانی دارند داشته باشید.
اگر داده‌های شما متنی هستند ویرایش آنها نیز بخشی از مرتب کردن داده‌ها است. نقد و نظرهای مشتریان، کامنت‌های شبکه‌های اجتماعی و پرسش‌نامه‌هایی که توسط مخاطبان پر شدهاند داده‌های متنی ارزشمندی برای شرکت‌ها هستند.
اگر از نرم‌افزارهای تحلیل داده استفاده می‌کنید، برای اینکه الگوریتم‌ها بتوانند الگوها را پیدا کنند صحیح‌بودن املا و نگارش متن‌ها بسیار مهم است.
هدف از مرتب کردن داده‌ها جلوگیری از نتیجه‌گیری‌های نادرست است که در بلندمدت به کسب‌وکار شما آسیب می‌رساند. با استفاده از داده‌های مرتب ، ابزارهای هوشمند تحلیل داده هم بهتر عمل خواهند کرد و گزارش‌های بهتری برای سازمان شما ایجاد خواهند کرد.
گام هفتم: داده‌ها را آنالیز کنید
بعد از اینکه داده‌های مناسب را برای پاسخ به سؤالات خود جمع‌آوری کردید، زمان آنالیز و تحلیل عمیق‌تر داده‌ها است. داده‌ها را با هم مقایسه کنید و ارتباط آنها را کشف کنید.بررسی کنید چه همبستگی‌هایی بین داده‌ها وجود دارد. نمودار محوری (Pivot) در نرم افزار اکسل به شما این امکان را می‌دهد که داده‌ها را با متغیرهای مختلف مرتب‌سازی و فیلتر کنید، همچنین به شما کمک می‌کند میانگین، حداکثر، حداقل و انحراف از معیار داده‌ها را محاسبه کنید.
وقتی داده‌ها را کامل و دقیق بررسی کردید، ممکن است لازم باشد سوالاتی که در گام دوم مطرح کرده بودید را اصلاح کنید یا برای رسیدن به پاسخ سوالات داده‌های بیشتری جمع‌آوری کنید. در هر صورت، در این مرحله از تحلیل داده‌ها، روندها، همبستگی‌ها، تغییرات را پیدا خواهید کرد و روابط بین داده‌ها خود را نمایان خواهند ساخت.
در این مرحله ابزارهای زیادی هستند که به شما کمک می‌کنند. البته هیچ کدام به پای نرم افزار اکسل نمیرسند. البته اگر پای هوش مصنوعی به میان بیاید حرفی برای گفتن باقی نمی‌ماند.
گام هشتم: نتایج را تفسیر کنید
سرانجام زمان تفسیر نتایج فرا رسیده است. درحالی‌که تحلیل‌های خود را تفسیر می‌کنید، به خاطر داشته باشید که هرگز نمی‌توانید فرضیه‌ای را ثابت کنید: بلکه در این مرحله فقط نمی‌توانید فرضیه‌ای را رد کنید. به این معنی که مهم نیست چقدر داده جمع‌آوری کرده‌اید؛ نتیجه‌گیری‌های شما فرضیه‌هایی اثبات‌شده نیستند بلکه فرضیه‌هایی هستند که تاکنون رد نشده‌اند و این احتمال وجود دارد که در آینده داده‌هایی بیایند و فرضیه‌ی شما را رد کنند.
هنگام تفسیر نتایج پاسخ به این سوالات به شما کمک می‌کند:
- آیا داده‌ها سؤالات کلیدی را پاسخ می‌دهند؟ چطور؟
- آیا داده‌ها به شما کمک می‌کنند تا در مقابل انتقادات احتمالی از آنها دفاع کنید؟ چطور؟
- آیا در نتیجه‌گیری‌های شما محدودیتی وجود دارد یا زوایای دیگری وجود دارد که بشود از آن به نتایج نگاه کرد و شما به آن توجه نکرده‌اید؟
اگر برداشت‌های شما از داده‌ها پس از پرسیدن این سوالات همچنان به قوت خود باقی بودند، پس احتمالاً فرایند تحلیل داده به نتیجه‌ی مثبتی رسیده است. حالا زمان استفاده از نتایج فرایند تحلیل داده‌ها برای تصمیم‌گیری و بهترین اقدام است.
کلام آخر
توجه داشته باشید که ارائه‌ی نتایج و تبدیل داده‌ها به عناصر بصری یک روش خوب برای نمایش اطلاعات است که همه افراد بتوانند آن را بفهمند و درک کنند. اینجاست که باید از نمودارها، گراف‌ها، نقشه‌ها و روش‌های دیگر ارائه‌ی داده‌ها استفاده کنید. نمایش تصویری داده‌ها و تفسیرها مقایسه‌ی داده‌ها و مشاهدۀ روابط بین آنها را آسان می‌کند و مخاطب درک راحت‌تری از داده‌ها خواهد داشت.با طی کردن این ۸ گام در فرآیند تجزیه و تحلیل داده‌ها، شما قادر خواهید بود تصمیمات بهتری برای کسب‌وکار خود بگیرید؛ چرا که پشتوانه‌ی انتخاب‌های شما داده‌هایی است که به روش درست و دقیق جمع‌آوری و تحلیل شدهاند. پلتفرم “ایونکس” با تهیه و ایجاد گزارشات دقیق تصویری در قالب گراف‌ها، جدول‌ها، نمودارها و…فرآیند تحلیل‌داده‌ها را برای شما بسیار آسان می‌کند.
