مدیریت عملکرد مستمر با OKR

چکیده

مدیریت عملکرد رویکردی استراتژیک و سیستماتیک است که در آن از مجموعه‌ای از فرآیندها و ابزارها برای تعیین، اندازه‌گیری، ارزیابی و بهبود عملکرد کارکنان و سازمان بهره‌گیری می‌شود. این فرآیند تلاش می‌کند تا هدف‌های سازمانی را با عملکرد فردی و تیمی هماهنگ سازد و به ارتقای عملکرد سازمانی و تحقق استراتژی‌ها و اهداف کمک کند.

مدیریت عملکرد شامل چندین مرحله و فعالیت است. این شامل تعیین اهداف و انتظارات، تعیین شاخص‌های عملکرد، اندازه‌گیری و مانیتورینگ عملکرد، ارزیابی عملکرد، ارائه بازخورد، توسعه و بهبود عملکرد، مدیریت پاداش و تشویق است. در هر مرحله، مدیران و کارکنان مشارکت می‌کنند تا عملکرد فردی و سازمانی را ارزیابی و بهبود دهند.

مدیریت عملکرد باعث ایجاد شفافیت درباره انتظارات، ارزیابی عملکرد عادلانه، توسعه حرفه‌ای کارکنان و ایجاد انگیزه برای بهبود عملکرد می‌شود. این ابزارها و فرآیندها نقش مهمی در تحقق اهداف سازمانی، مدیریت عملکرد کارکنان و ارتقاء کیفیت و کارایی سازمان دارند.

تاریخچه مدیریت عملکرد سنتی

مفهوم مدیریت عملکرد در سازمان‌ها به عنوان یک رویکرد مدیریتی، در طول زمان شکل گرفته است و تاریخچه‌ای پیچیده دارد. در زیر به برخی از مهمترین مراحل و رویدادهایی که منجر به تکوین مفهوم مدیریت عملکرد در سازمان‌ها شده‌اند، اشاره خواهیم کرد:

دوران علم مدیریت عملکرد: در دهه ۱۹۵۰، علم مدیریت به مفهومی سیستماتیک‌تر و علمی‌تر از مدیریت عملکرد پیشرفت کرد. این دوران به توسعه نظریات و روش‌های مدیریت عملکرد، از جمله تئوری‌های ارزیابی عملکرد و انگیزش، اختصاص دارد.

دوران مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل: در دهه ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰، مدیریت عملکرد به عنوان بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل در سازمان‌ها مورد توجه قرار گرفت. در این دوران، تمرکز بیشتر بر تعیین اهداف، تعیین شاخص‌های عملکرد، و کنترل عملکرد بود.

توجه به ارزش‌های سازمانی: در دهه ۱۹۸۰ و ۱۹۹۰، توجه به ارزش‌های سازمانی و ارتباط آن با عملکرد کارکنان در سازمان‌ها بیشتر شد. در این دوران، توجه به ارزش‌های فرهنگی و رفتاری سازمان، فرآیندهای برنامه‌ریزی استراتژیک و توسعه سازمانی افزایش یافت.

تکنولوژی اطلاعات: با پیشرفت تکنولوژی اطلاعات در دهه ۱۹۹۰ و ۲۰۰۰، ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت عملکرد برای جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل، و گزارش‌دهی داده‌های عملکرد توسعه یافت.

رویکرد جدید به مدیریت عملکرد: در دهه ۲۰۰۰ به بعد، برخی از سازمان‌ها به رویکردهای جدیدی در مدیریت عملکرد متمرکز شدند. این رویکردها شامل مدیریت عملکرد استراتژیک، مدیریت عملکرد مبتنی بر اهداف (OKR)، مدیریت عملکرد مبتنی بر توسعه (PDR)، مدیریت عملکرد مبتنی بر بازخورد ۳۶۰ درجه و مدیریت عملکرد مبتنی بر ارزش افزوده (EVA) می‌باشند.

در کل، تکوین مفهوم مدیریت عملکرد در سازمان‌ها به صورت تدریجی و در پاسخ به نیازها و چالش‌های مدیریتی و سازمانی ایجاد شده است. این تکوین شامل توسعه نظریات و روش‌های مدیریت، تغییرات در فرهنگ سازمانی، پیشرفت تکنولوژی و تغییرات در محیط کسب‌وکار است. هدف اصلی مدیریت عملکرد در سازمان‌ها، ارتقای عملکرد فردی و سازمانی و دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان می‌باشد.

چالش های پیاده سازی مدیریت عملکرد  سنتی

پیاده‌سازی مدیریت عملکرد در سازمان‌ها ممکن است با برخی ضعف‌ها و چالش‌ها مواجه شود که می‌تواند تأثیری در کارایی و اثربخشی آن داشته باشد. برخی از این چالش ها عبارتند از:

نبود رویکرد استراتژیک: یکی از ضعف‌های مهم در پیاده‌سازی مدیریت عملکرد، عدم تطبیق با رویکرد استراتژیک سازمان است. اگر مدیریت عملکرد به درستی به استراتژی‌ها و اهداف سازمان مرتبط نشود، امکان دستیابی به نتایج مطلوب کاهش می‌یابد.

نقص در تعیین اهداف: تعیین اهداف کیفی و کمی مرتبط و قابل اندازه‌گیری برای کارکنان واقعیتی است که در مدیریت عملکرد مورد نیاز است. اگر اهداف واقع‌گرایانه و واضح تعیین نشوند، انگیزه و تمرکز کارکنان ممکن است کاهش یابد و تأثیر مثبت بر عملکرد کاهش یابد.

نقص در بازخورد و ارزیابی: اگر فرآیند بازخورد و ارزیابی عملکرد به درستی انجام نشود، می‌تواند به ناهمخوانی و نارضایتی کارکنان منجر شود. عدم انتقال بازخورد سازنده و عدم انصاف در فرآیند ارزیابی می‌تواند احساس ناعادلانه بودن را در کارکنان ایجاد کند و اعتماد به مدیریت عملکرد را کاهش دهد.

نبود توجه به توسعه فردی: یکی از اهداف مدیریت عملکرد توسعه کارکنان است. اما اگر توسعه حرفه‌ای و فرصت‌های آموزشی تأمین نشود، انگیزه کارکنان برای بهبود عملکرد و پیشرفت شخصی کاهش می‌یابد.

مشکلات در اجرای عادلانه سیستم پاداش: سیستم پاداش و تشویق در مدیریت عملکرد باید عادلانه و منصفانه باشد. اگر سیستم پاداش ناسازگار یا ناعادلانه باشد، می‌تواند عدم عدالت و رقابت غیرسالم را در سازمان ایجاد کند و اثربخشی مدیریت عملکرد را کاهش دهد.

در نتیجه، برای مواجهه با این ضعف‌ها، سازمان‌ها باید رویکردها و فرآیندهای مناسب توسعه دهند و به موارد زیر توجه کنند:

تطبیق مدیریت عملکرد با استراتژی‌ها و اهداف سازمان: مدیران باید از ابتدا رویکرد استراتژیک خود را با مدیریت عملکرد هماهنگ کنند. این شامل تعیین اهداف مرتبط و قابل اندازه‌گیری، تعیین شاخص‌های عملکرد کلیدی و ارتباط مستقیم با استراتژی‌های سازمان است.

تعیین اهداف واقع‌گرایانه و قابل اندازه‌گیری: اهداف باید واقع‌گرا و مرتبط با استراتژی‌ها باشند. آنها باید قابل اندازه‌گیری و مشخص باشند تا بتوان پیشرفت و عملکرد را ارزیابی کرد. همچنین، اهداف باید قابل تعقیب و قابل دستیابی برای کارکنان باشند.

فرآیند بازخورد و ارزیابی منصفانه: فرآیند بازخورد و ارزیابی باید به درستی انجام شود و بازخورد سازنده و عادلانه به کارکنان ارائه شود. از روش‌های مختلفی مانند مصاحبه‌های عملکرد، نظرسنجی‌ها و بازخورد 360 درجه استفاده کنید.

توسعه فردی کارکنان: سازمان‌ها باید به توسعه حرفه‌ای و آموزش کارکنان توجه کنند. ارائه فرصت‌های آموزشی و توسعه شغلی به کارکنان می‌تواند انگیزه آنها را بالا ببرد و تأثیر مثبتی بر عملکرد آنها داشته باشد.

طراحی سیستم پاداش عادلانه: سازمان‌ها باید سیستم پاداش و تشویق منصفانه و عادلانه ایجاد کنند. این شامل تعیین معیارهای عدالت در توزیع پاداش‌ها و تشویقات می‌شود تا احساس ناعادلانه بودن را در کارکنان کاهش دهد.

در کل، پیاده‌سازی موفق مدیریت عملکرد نیازمند رویکردهای استراتژیک، تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری، فرآیند بازخورد و ارزیابی عادلانه، توسعه فردی کارکنان و سیستم پاداش عادلانه است.

مدیریت عملکرد مستمر

مدیریت عملکرد مستمر (Continuous Performance Management) یک رویکرد جدید در مدیریت عملکرد است که بر اساس فرآیند مداوم و مستمر ارزیابی و بازخورد عملکرد کارکنان تمرکز دارد. این رویکرد جایگزین سنتی‌ترین روش‌های سالانه و یا دوره‌ای ارزیابی عملکرد می‌شود و به جای بررسی عملکرد در بازه‌های زمانی مشخص، بررسی و ارزیابی عملکرد به صورت مداوم و در طول سال صورت می‌گیرد.

در مدیریت عملکرد مستمر، فرآیند ارزیابی و بازخورد عملکرد به صورت فعال و مداوم انجام می‌شود. به جای انتظار تا پایان سال یا دوره‌های مشخص برای ارزیابی عملکرد، کارفرما و کارکنان به صورت مداوم با یکدیگر در تعامل هستند و بازخورد در مورد عملکرد ادواری ارائه می‌شود. این باعث می‌شود که کارکنان بتوانند بهبودهای لازم را در طول زمان اعمال کنند و عملکرد خود را بهبود دهند.

شرکت دلویت (Deloitte)، یکی از شرکت‌های مشاوره حرفه ای است که در زمینه مدیریت عملکرد مستمر نیز فعالیت‌هایی داشته است. در سال 2015، این شرکت اقدام به اصلاح رویکرد مدیریت عملکرد خود کرد و به جای سیستم رتبه‌بندی سالانه، به سیستمی با تأکید بر بازخورد مستمر و توسعه فردی روی آورد.

این تغییر در نگرش به مدیریت عملکرد به عنوان یک فرآیند مستمر و هماهنگ با هدف‌ها و ارزش‌های سازمانی بود. در سیستم جدید مدیریت عملکرد دلویت، مهمترین ویژگی ارائه بازخورد به‌صورت مستمر بود. به جای ارزیابی سالانه، کارکنان به صورت مستمر و در زمان نیاز، بازخورد دریافت می‌کردند. این بازخورد می‌توانست شامل نظرات مدیران، همکاران و مشتریان باشد. همچنین، توجه به توانمندی‌ها و نقاط قوت کارکنان و توسعه ضعف‌ها و نیازهای آنها نیز جزء محوری سیستم مدیریت عملکرد دلویت بود.

دستاوردهای شرکت دلویت در این زمینه عبارتند از:

افزایش تعامل و بازخورد مستمر: با تمرکز بر بازخورد مستمر، تعامل بین کارکنان و مدیران در دلویت افزایش یافته و فرصتی برای توسعه فردی و بهبود عملکرد فراهم شده است.

توانمندسازی کارکنان: شرکت دلویت با تأکید بر توسعه توانمندی‌های کارکنان، آنها را به ارتقای حرفه‌ای و شخصیتی تشویق می‌کند و در نتیجه، پتانسیل کارکنان بیشتر شکوفا می‌شود.

تحقق هدف‌های سازمانی: با تأکید بر ارزش‌ها و اهداف سازمانی، مدیریت عملکرد دلویت به سازمان کمک می‌کند تا بهبود عملکرد و دستیابی به اهداف مشخص خود را تسریع کند.

شرکت دلویت با این تغییرات در سیستم مدیریت عملکرد خود، به یک رویکرد مدیریت عملکرد مستمر و منعطف پیوسته مجهز شده است که به کارکنان کمک می‌کند تا بهبود عملکرد شخصی و سازمانی خود را دنبال کنند و در نتیجه، ارتقای کیفیت و عملکرد سازمان را ارتقاء بخشند.

امروزه، مدیریت عملکرد مستمر به عنوان یک رویکرد متداول در سازمان‌ها شناخته می‌شود و بسیاری از شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند. این رویکرد توسط انجمن مدیریت استراتژیک آمریکا (Strategic Management Society) و سازمان ملی مدیریت عمومی آمریکا (National Academy of Public Administration) نیز حمایت می‌شود و به عنوان یک ابزار مهم برای بهبود عملکرد سازمان‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد.

مقایسه مدیریت عملکرد مستمر با روش‌های سنتی مدیریت عملکرد

برخلاف روش‌های سنتی، مدیریت عملکرد مستمر به مدیران و کارکنان امکان می‌دهد تا به جای انتظار تا پایان سال برای ارزیابی و ارائه بازخورد در طول سال به صورت مستمر درباره عملکرد خود بحث و بررسی کرده و اقدامات بهبودی را در زمان مناسب انجام دهند، به علاوه این فرصت را در اختیار مدیران قرارداده تا عملکرد کارکنان را بهبود دهند و به کارکنان نیز فرصت می‌دهد تا خودشان را در جهت رشد و توسعه حرفه‌ای بهبود بخشند و ارتباطی مستقیم و مستمر با مدیران خود برقرار کنند.

به طور کلی، مدیریت عملکرد مستمر با تأکید بر توسعه فردی، بازخورد مستمر، تمرکز بر ارزش‌ها و اهداف سازمانی و توجه به توانمندی‌ها و نیازهای کارکنان، یک رویکرد جدید و پویا در مدیریت عملکرد است. در مقابل، روش‌های سنتی مدیریت عملکرد بیشتر تمرکز خود را بر ارزیابی و رتبه‌بندی عملکرد کارکنان متمرکز می‌ کند.

بررسی مزایا و معایب مدیریت عملکرد مستمر

مزایا

بازخورد مستمر: یکی از مزایای اصلی مدیریت عملکرد مستمر، ارائه بازخورد مستمر به کارکنان است. این بازخورد می‌تواند شامل نقاط قوت و ضعف کارکنان، رفتارهای موثر و ناموثر و راهکارهای بهبود باشد. این بازخورد مستمر به کارکنان کمک می‌کند تا عملکرد خود را بازتاب دهند و در نتیجه، بهبود عملکرد شخصی و سازمانی را تسهیل می‌کند.

توسعه فردی: مدیریت عملکرد مستمر به کارکنان فرصتی برای توسعه حرفه‌ای و شخصی می‌دهد. با تأکید بر توانمندی‌ها و نیازهای کارکنان، این رویکرد به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را بهبود دهند و در مسیر رشد شغلی خود پیشرفت کنند.

تعامل فعال: مدیریت عملکرد مستمر تعامل فعال بین کارکنان و مدیران را ترویج می‌دهد. این تعامل می‌تواند شامل بحث‌های روزمره، ارائه بازخورد، تعیین اهداف و برنامه‌ریزی منابع باشد. این تعامل سازمان را به سمت یک فرهنگ باز و همکاری می‌برد.

ربط بین عملکرد و اهداف: مدیریت عملکرد مستمر به کارکنان کمک می‌کند تا رابطه واضحی بین فعالیت‌های خود و اهداف سازمانی برقرار کنند. این رویکرد به کارکنان کمک می‌کند تا فهم بهتری از نقش و وظایف خود در سازمان پیدا کنند و به طور مستقیم به دستیابی به اهداف سازمانی کمک کنند.

ارتباط فعال: مدیریت عملکرد مستمر باعث برقراری ارتباط فعال و مستمر بین مدیران و کارکنان می‌شود. این بازخورد مستمر کارکنان را بهبود می‌بخشد و فرصتی را برای رفع نقاط ضعف و توسعه نقاط قوت فراهم می‌کند.

توسعه شخصی: مدیریت عملکرد مستمر به کارکنان امکان می‌دهد تا مهارت‌ها و توانایی‌های خود را بهبود داده و به طور مستمر رشد کنند. این رویکرد به کارکنان اجازه می‌دهد تا اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را در مسیر رشد شغلی تعیین کنند.

تمرکز بر عملکرد و اهداف: مدیریت عملکرد مستمر کارکنان را به طور مداوم به عملکرد و اهداف سازمانی متصل می‌کند. با ارتباط واضح و مستمر بین عملکرد فردی و اهداف سازمانی، کارکنان می‌توانند فعالیت‌های خود را با اولویت‌های استراتژیک سازمان هماهنگ کنند.

انگیزه و ارتباط با سازمان: مدیریت عملکرد مستمر به کارکنان احساس ارتباط و ارزشمند بودن در سازمان را می‌دهد. با دریافت بازخورد مستمر و مشارکت در فرآیند تعیین اهداف و برنامه‌ریزی، کارکنان به طور کلی ارتباط مثبت و انگیزه قوی‌تری با سازمان برقرار می‌کنند.

با این حال، همچنین باید به برخی از معایب مدیریت عملکرد مستمر نیز توجه کرد:

معایب

زمان‌بر: مدیریت عملکرد مستمر نیازمند زمان و تعهد است. برای ارزیابی عملکرد مستمر و ارائه بازخورد به‌طور منظم، نیاز به سرمایه‌گذاری زمانی و انرژی از سوی مدیران و کارکنان است. این ممکن است باعث افزایش بار کاری و کاهش بهره‌وری در برخی موارد شود.

بار کاری زیاد: مدیریت عملکرد مستمر نیازمند زمان و تلاش بیشتر از سوی مدیران و کارکنان است. ارائه بازخورد مستمر، تهیه و بررسی برنامه‌های عملیاتی و پیگیری نیازمند وقت و انرژی مداوم است و ممکن است در برخی موارد باعث افزایش بار کاری شود.

در برخی سازمان‌ها، مدیریت عملکرد مستمر ممکن است بیش از حد تمرکز بر اشتباهات و نقاط ضعف فردی افراد داشته باشد و این می‌تواند باعث ایجاد فضاهای منفی و استرس زا برای کارکنان شود و احساس عدم امنیت شغلی را به وجود آورد.

ناهماهنگی و عدم تعادل: در برخی موارد، مدیریت عملکرد مستمر ممکن است منجر به ناهماهنگی و عدم تعادل در توزیع بار کاری بین کارکنان شود. این می‌تواند باعث سوءاستفاده از منابع و ایجاد رقابت ناشرافته بین کارکنان شود.

پرهزینه: مدیریت عملکرد مستمر ممکن است نیازمند سیستم‌ها، فناوری و منابعی باشد که هزینه‌بر باشند. پیاده‌سازی و اجرای یک فرآیند مدیریت عملکرد مستمر که شامل آموزش، نرم‌افزارها، ارزیابی‌ها و تحلیل‌های مستمر است، ممکن است هزینه‌بر و زمان‌بر باشد.

به طور کلی، مدیریت عملکرد مستمر درست و بهینه نیازمند برنامه‌ریزی و اجرای موفقی است. از طرف دیگر، پیاده‌سازی ناصحیح و نامناسب مدیریت عملکرد مستمر می‌تواند به مشکلات و نارضایتی در سازمان منجر شود. بهتر است سازمان‌ها در تصمیم‌گیری در مورد انتخاب و پیاده‌سازی رویکرد مدیریت عملکرد، با توجه به نیازها و شرایط خاص خود، به دقت عمل کنند.

تشریح اجزای مدیریت عملکرد مستمر

1. تعیین اهداف:

• نقش: تعیین اهداف به کارکنان به عنوان بخشی اساسی از مدیریت عملکرد مستمر، به آنها راهنمایی می‌کند و به وضوح نشان می‌دهد که چه انتظاراتی از آنها درباره عملکرد و ارتباط با استراتژی و اهداف سازمانی وجود دارد.
• تأثیر: تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری به کارکنان کمک می‌کند تا به سمت تحقق اهداف حرکت کنند و بهبود عملکرد خود را ارزیابی کنند. این نقش در تهیبج کارکنان، تمرکز بر اولویت‌ها و ایجاد روحیه کاری مثبت بسیار مهم است.

2. برنامه‌ریزی و مشخص‌کردن توانمندی‌ها:

• نقش: برنامه‌ریزی و مشخص‌کردن توانمندی‌ها بخشی از مدیریت عملکرد مستمر است که به کارکنان کمک می‌کند تا مهارت‌ها و توانایی‌های لازم را برای دستیابی به اهداف تعیین شده توسعه دهند.
• تأثیر: این عنصر به کارکنان این امکان را می‌دهد که با برنامه‌ریزی مناسب و توسعه توانمندی‌های لازم، عملکرد خود را بهبود بخشند و نقش‌آفرینی موثرتری در سازمان داشته باشند. همچنین، این برنامه‌ریزی می‌تواند به رشد شغلی و شخصیتی کارکنان کمک کند.

3. ارزیابی عملکرد:

• نقش: ارزیابی عملکرد به معنای اندازه‌گیری و ارزیابی پیشرفت کارکنان در رسیدن به اهداف تعیین شده است. این عنصر به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را ارزیابی کنند و در صورت لزوم تصمیم‌های مناسبی برای بهبود عملکرد بگیرند.
• تأثیر: ارزیابی عملکرد موثر به مدیران اطلاعات لازم را درباره نقاط قوت و ضعف کارکنان و فرصت‌های بهبود عملکرد آنها می‌دهد. این ارزیابی می‌تواند به ارتقای عملکرد کارکنان، تطابق با استراتژی سازمان و بهبود فرآیندهای کاری کمک کند.

4. بازخورد و راهنمایی:

• نقش: بازخورد مستمر به کارکنان در مورد عملکردشان و راهنمایی برای بهبود عملکرد، جزء مهمی از مدیریت عملکرد مستمر است. این عنصر به مدیران امکان می‌دهد که به کارکنان بازخوردی سازنده و قابل اعتماد بدهند و آنها را در بهبود عملکرد خود هدایت کنند.
• تأثیر: بازخورد و راهنمایی مناسب می‌تواند به کارکنان کمک کند تا نقاط ضعف خود را شناسایی کنند و بهبود کنند، نکات قوت خود را تقویت کنند و به رشد و پیشرفت شغلی خود بپردازند. این بازخورد می‌تواند به ایجاد روحیه کاری مثبت، افزایش خودآگاهی و تحفیز کارکنان کمک کند.

5. پاداش و تشویق:

• نقش: ارائه پاداش‌ها و تشویق‌ها به کارکنان برای عملکرد موفق و دستیابی به اهداف مشخص، جزء مهمی از مدیریت عملکرد مستمر است. این عنصر به مدیران امکان می‌دهد تا عملکرد برتر را تشویق کنند و به کارکنان الگوی خوبی برای عملکرد بهتر نشان دهند.
• تأثیر: پاداش‌ها و تشویق‌ها می‌توانند به عنوان ابزارهای قدرتمندی برای تحفیز و تشویق کارکنان عمل کنند. آنها می‌توانند روحیه کاری را تقویت کنند، عملکرد برتر را تشویق کنند و حس ارزشمندی در کارکنان ایجاد کنند.

ترکیب این اجزا در فرآیند مدیریت عملکرد مستمر، باعث می‌شود تا کارکنان بهبود عملکرد خود را تجربه کنند، به اهداف سازمانی دست یابند و به رشد و پیشرفت شخصی و حرفه‌ای خود بپردازند.

فرایند مدیریت عملکرد مستمر و ابزارها

فرآیند مدیریت عملکرد مستمر معمولاً شامل مراحل زیر است:

تعیین اهداف:

ابزارها و روش‌ها: در این مرحله، ابزارها و روش‌هایی مانند مصاحبه‌های تعاملی، بررسی اسناد، نشست‌های تیمی و مشاوره می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند. همچنین، استفاده از

 SMART (Specific، Measurable، Achievable، Relevant، Time-bound)

برای تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه‌گیری مفید است.

برنامه‌ریزی و توسعه توانمندی‌ها:

ابزارها و روش‌ها: در این مرحله، می‌توان از روش‌هایی مانند طرح‌ریزی توسعه شغلی، آموزش و پژوهش، کارگاه‌های آموزشی، برنامه‌های توسعه کارکنان و نظارت مستمر بر عملکرد استفاده کرد.

ارزیابی عملکرد:

ابزارها و روش‌ها: در این مرحله، می‌توان از ابزارها و روش‌های متنوعی استفاده کرد، از جمله بررسی عملکرد خودارزیابی، بررسی عملکرد توسط مدیر، نظرسنجی همکاران، بررسی نظرسنجی مشتریان و استفاده از پرسشنامه‌ها و ابزارهای ارزیابی 360 درجه.

بازخورد و راهنمایی:

ابزارها و روش‌ها: در این مرحله، ابزارهایی مانند نشست‌های بازخورد، نظرسنجی‌های بازخورد، گفتگوهای توسعه‌دهنده، تحلیل رفتاری و استفاده از ابزارهای مرتبط با مهارت‌های ارتباطی می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند.

پاداش و تشویق:

ابزارها و روش‌ها: در این مرحله، ابزارها و روش‌هایی مانند سیستم پاداش و تشویق، برنامه‌های پاداش و تشویق، ترقی و ارتقاء، تشویق‌های مالی و غیرمالی، تقدیر و تشکر، و تشویق به شرکت در پروژه‌ها و فرصت‌های جدید می‌توانند استفاده شوند.

بازنگری و ارزیابی:

ابزارها و روش‌ها: در این مرحله، ابزارها و روش‌هایی مانند بررسی عملکرد توسط مدیر، بررسی کیفیت و کمیت اهداف، بررسی گزارش‌های عملکرد، بررسی ارتباط عملکرد با استراتژی‌ها و هدف‌های سازمانی و استفاده از ابزارهای ارزیابی عملکرد می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند.

توجه داشته باشید که این فرآیند ممکن است بسته به سازمان و محیط کسب و کار متفاوت باشد و ابزارها و روش‌های مورد استفاده نیز ممکن است متفاوت باشند.

بررسی جوانب مزایای استفاده از مدیریت عملکرد مستمر

برای سازمان‌ها:

ارتقای عملکرد سازمانی: مدیریت عملکرد مستمر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و به اهداف و استراتژی‌های سازمانی دست یابند. این فرآیند بهبود پیوسته را ترویج می‌دهد و کمک می‌کند تا فعالیت‌ها و عملکرد کارکنان با اهداف سازمانی هماهنگ شوند.

توسعه فردی و حرفه‌ای: مدیریت عملکرد مستمر فرصتی مناسب را برای توسعه حرفه‌ای کارکنان فراهم می‌کند. این فرآیند می‌تواند به شناسایی نیازهای آموزشی، توسعه مهارت‌ها و بهبود عملکرد فردی کمک کند.

افزایش تعامل و همکاری: مدیریت عملکرد مستمر فرصتی مناسب را برای تعامل و همکاری بین مدیران و کارکنان فراهم می‌کند. این فرآیند ارتباط باز و دوسویه را ترویج می‌دهد و میزان انگیزه و مشارکت کارکنان را افزایش می‌دهد.

برای مدیران:

مدیریت بهتر عملکرد: مدیریت عملکرد مستمر به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را بهبود دهند و آن‌ها را در راستای اهداف سازمانی هدایت کنند. با استفاده از ابزارها و فرآیندهای مدیریت عملکرد، مدیران می‌توانند عملکرد کارکنان را ارزیابی کنند و به آن‌ها بازخورد مناسبی ارائه دهند.

توسعه کارکنان: مدیریت عملکرد مستمر به مدیران کمک می‌کند تا نیازهای آموزشی و توسعه حرفه‌ای کارکنان را شناسایی کنند و برنامه‌های مناسبی برای توسعه آن‌ها طراحی کنند. این فرآیند به مدیران امکان می‌دهد تا کارکنان را بهبود داده و آن‌ها را به سمت اهداف سازمانی هدایت کنند.

برای کارکنان:

شفافیت و عدالت: مدیریت عملکرد مستمر با ارزیابی شفاف و عادلانه عملکرد کارکنان، شفافیت در انتظارها و ارزش‌های سازمانی را فراهم می‌کند. کارکنان می‌توانند به وضوح ببینند که عملکرد آن‌ها چگونه ارزیابی می‌شود و چه انتظارهایی برای آن‌ها وجود دارد.

توسعه حرفه‌ای: مدیریت عملکرد مستمر فرصتی را به کارکنان می‌دهد تا مهارت‌ها و توانایی‌های خود را توسعه دهند. ارائه بازخورد و راهنمایی مناسب توسط مدیران کمک می‌کند تا کارکنان بهبود کنند و در مسیر پیشرفت حرفه‌ای خود قرار بگیرند.

انگیزه و رضایت شغلی: مدیریت عملکرد مستمر با ارائه بازخورد مناسب، تشویق و تشکر به کارکنان، انگیزه آن‌ها را افزایش می‌دهد. این فرآیند به کارکنان اعتماد به نفس بیشتری می‌دهد و رضایت شغلی آن‌ها را ارتقا می‌بخشد.

شناخت بهتر اهداف سازمانی: مدیریت عملکرد مستمر به کارکنان کمک می‌کند تا بهتر و شفاف‌تر با اهداف و استراتژی‌های سازمانی آشنا شوند. این فرآیند به کارکنان امکان می‌دهد تا درک بهتری از نقش و وظایف خود در سازمان پیدا کنند و به سمت اهداف سازمانی پیش بروند.

با توجه به مزایا و فواید مدیریت عملکرد مستمر برای سازمان‌ها، مدیران و کارکنان، این فرآیند می‌تواند بهبود عملکرد سازمانی، توسعه کارکنان و ارتقای رضایت شغلی و تعهد کارکنان را ترویج دهد.

چالش های پیاده سازی مدیریت عملکرد مستمر

پیاده‌سازی مدیریت عملکرد مستمر ممکن است با برخی چالش‌ها همراه باشد. در زیر چندین چالش رایج را شناسایی و راهکارها و استراتژی‌های ممکن برای مقابله با آن‌ها ارائه می‌دهیم:

• نبود فرهنگ ارزیابی و بازخورد: یکی از چالش‌های اصلی در پیاده‌سازی مدیریت عملکرد مستمر، عدم وجود فرهنگی است که بر ارزیابی و بازخورد سازمان تمرکز داشته باشد.

راهکارها و استراتژی‌های مرتبط عبارتند از:

• آموزش و آگاهی‌بخشی درباره اهمیت ارزیابی و بازخورد به سازمان، مدیران و کارکنان.
• ایجاد فرهنگی که ارزش ارزیابی و بازخورد را ترویج کند و از ترس انتقاد و ارزیابی منفی جلوگیری کند.
• تشویق و حمایت مدیران برای ارائه بازخورد سازنده و موثر به کارکنان.

• عدم تطابق با فرهنگ سازمانی: اگر مدیریت عملکرد مستمر با فرهنگ سازمانی سازگاری نداشته باشد، ممکن است با مقاومت و مخالفت مواجه شود.

 راهکارها و استراتژی‌های مرتبط عبارتند از:

• اطمینان حاصل کردن از تطابق استراتژی‌ها و اهداف مدیریت عملکرد با اهداف سازمانی.
• ارتقای ارتباطات و تعامل با سایر واحدها و سطوح سازمانی برای ایجاد هماهنگی و همکاری در پیاده‌سازی مدیریت عملکرد.
• انطباق ساختار سازمانی با نیازها و الزامات مدیریت عملکرد مستمر.

• نبود سیستم و فناوری مناسب: استفاده از سیستم‌های مناسب و فناوری مدیریت عملکرد می‌تواند در موفقیت پیاده‌سازی تأثیرگذار باشد.

راهکارها و استراتژی‌های مرتبط عبارتند از:

• انتخاب و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت عملکرد مناسب بر اساس نیازها و اهداف سازمانی.
• آموزش و آگاهی‌بخشی کارکنان در استفاده از سیستم‌های مدیریت عملکرد.
• توجه به نیازهای فنیازهای فنی و تکنولوژیک در انتخاب سیستم‌ها و فناوری‌های مناسب.
• نقص در ارتباطات و انتقال اطلاعات: برای مدیریت عملکرد مستمر، ارتباطات و انتقال اطلاعات صحیح و به موقع بسیار حائز اهمیت است.

راهکارها و استراتژی‌های مرتبط عبارتند از:

• تشویق به ارتباطات منظم و دوسویه بین مدیران و کارکنان برای بحث در مورد عملکرد و اهداف.
• استفاده از ابزارها و سامانه‌های الکترونیکی برای ثبت و انتقال اطلاعات مربوط به عملکرد.
• ایجاد فرصت‌هایی برای به اشتراک گذاری دانش و تجارب بین کارکنان.
• نبود تعهد و حمایت سازمانی: برای موفقیت پیاده‌سازی مدیریت عملکرد مستمر، تعهد و حمایت سازمانی لازم است.

راهکارها و استراتژی‌های مرتبط عبارتند از:

• ایجاد تعهد سازمانی در مورد اهمیت مدیریت عملکرد و ارتقای آن.
• تشویق و پاداش دادن به کارکنانی که در پیاده‌سازی مدیریت عملکرد مستمر موفقیت‌آمیز عمل کنند.
• ایجاد فرصت‌هایی برای شناخت و تقدیر از کارکنان برتر و عملکرد برتر.

با توجه به موارد فوق، می‌توانید با شناسایی چالش‌های احتمالی در پیاده‌سازی مدیریت عملکرد مستمر و استفاده از راهکارها و استراتژی‌های مطرح شده، به موفقیت در اجرای این سیستم مدیریتی دست یابید.

رویکرد های پیاده سازی مدیریت عملکرد مستمر

رویکرد هدف‌مدار (Goal-Oriented Approach) یا OKR (Objective and Key Results)

در این رویکرد، اهداف و نتایج قابل اندازه‌گیری برای هر فرد تعیین شده و کارکنان با هماهنگی مدیران خود اقدام به تعیین اهداف سالانه و میان‌مدت می کنند. پس از آن، پیشرفت هر فرد در راستای دستیابی به اهداف بررسی می‌شود و بازخورد مستمر را دریافت می کنند.

مثال پیاده سازی رویکرد هدف‌مدار:

• تعیین یک هدف برای یک کارمند مثلاً افزایش فروش در ماه بعد.
• بررسی پیشرفت کارمند در دستیابی به هدف تعیین شده با سنجه های مشخص و ارائه بازخورد مستمر به او.
• بررسی در مورد پیشرفت‌ها و تعیین اقدامات لازم برای رسیدن به هدف.

رویکرد 360 درجه (360-Degree Approach) یا  Feedback360

این رویکرد، عملکرد کارکنان را از طریق بازخورد از مدیران خود، همکاران، زیرمجموعه‌ها و مشتریان ارزیابی می کند. این نوع ارزیابی گسترده‌تری از نظر منابع بازخورد استفاده می‌کند و نقاط قوت و ضعف کارکنان را از زوایای مختلف نمایش می‌دهد.

مثال پیاده سازی رویکرد 360 درجه:

• جمع‌آوری بازخورد از مدیران، همکاران، زیرمجموعه‌ها و مشتریان درباره عملکرد یک کارمند.
• تحلیل بازخورد‌ها و شناسایی نقاط قوت و ضعف کارمند از دیدگاه‌های مختلف.
• بررسی بازخورد‌ها با کارمند و تعیین اقدامات برای بهبود نقاط ضعف و توسعه نقاط قوت.

رویکرد بازخورد در زمان واقعی (Real-Time Feedback Approach) یا Conversational Feedback

در این رویکرد بازخورد به صورت فوری و زمانبندی نشده ارائه می‌شود. کارفرما و مدیران به‌صورت مداوم با کارکنان خود تعامل دارند و بازخورد سازنده را در زمان واقعی ارائه می‌دهند. این رویکرد بهبود فرآیند بازخورد را تسهیل می‌کند و امکان اصلاح و بهبود فوری را فراهم می‌کند.

مثال پیاده سازی رویکرد بازخورد در زمان واقعی:

• در یک جلسه هفتگی، مدیر با کارمند درباره عملکرد او بحث می‌کند و بازخورد سازنده را در زمان واقعی ارائه می‌دهد.
• مدیر با توجه به پیشرفت و موفقیت‌های کارمند، تشویق و تمجید می‌کند و همچنین نقاط ضعف را شناسایی و اقداماتی برای بهبود پیشنهاد می‌دهد.
• کارمند می‌تواند سوالات و مسائل خود را در مورد عملکرد و توسعه حرفه‌ای خود بپرسد و مشاوره دریافت کند.

رویکرد توسعه حرفه‌ای (Developmental Approach) یا Individual Development Plan (IDP)

در این رویکرد توجه اصلی به توسعه حرفه‌ای و رشد فردی کارکنان است. ارزیابی عملکرد به عنوان یک فرصت برای تشویق به یادگیری و توسعه مهارت‌ها و توانمندی‌ها استفاده می‌شود. توانمندسازی کارکنان و ارتقاء آنها به عنوان یک عنصر کلیدی در این رویکرد محسوب می‌شود.

مثال پیاده سازی رویکرد توسعه حرفه‌ای:

• برگزاری جلسات توسعه حرفه‌ای با کارمندان برای بررسی نیازها، اهداف شغلی و توانمندی‌هایشان
• ارائه آموزش‌ها و دوره‌های آموزشی به کارمندان برای توسعه مهارت‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز
• ارائه فرصت‌های رشد و پیشرفت در سازمان، مثلاً تعیین تکلیف‌های جدید یا انتصاب به سمت‌های مسئولیت بالاتر

اینها چند نمونه از رویکردهای موجود در مدیریت عملکرد مستمر هستند و هر سازمان می‌تواند براساس نیازها و شرایط خود روش‌های منحصر به فردی را برای پیاده‌سازی این رویکرد انتخاب کند. ‌ممکن است سازمان‌ها از ترکیب چند رویکرد استفاده کنند یا رویکردهایی را بر اساس نیازهای خود تغییر دهند. اهمیت اصلی در مدیریت عملکرد مستمر، ایجاد یک فرایند دوطرفه و مستمر برای ارتباط و بازخورد بین مدیران و کارکنان است که بهبود عملکرد و توسعه فردی را ترویج می‌دهد.

نتیجه گیری

مدیریت عملکرد مستمر، یک سیستم کارآمد است که با ارزیابی و بازخورد مناسب به کارکنان، بهبود عملکرد و افزایش عملکرد سازمان را ایجاد می‌کند. در حین پیاده‌سازی این سیستم، ممکن است با چالش‌هایی مواجه شوید، اما با استفاده از راهکارها و استراتژی‌های مناسب، می‌توانید این چالش‌ها را مدیریت کنید. برای موفقیت در پیاده‌سازی مدیریت عملکرد مستمر، موارد زیر بسیار حائز اهمیت است:

• ایجاد فرهنگی که بر ارزش ارزیابی و بازخورد تمرکز داشته باشد و از ترس انتقاد و ارزیابی منفی جلوگیری کند.
• تطابق مدیریت عملکرد با فرهنگ سازمانی و هماهنگی با استراتژی‌ها و اهداف سازمانی.
• انتخاب و استفاده از سیستم‌ها و فناوری‌های مناسب برای مدیریت عملکرد.
• توجه به ارتباطات و انتقال اطلاعات صحیح و به موقع بین مدیران و کارکنان.
• تعهد و حمایت سازمانی در مورد مدیریت عملکرد و تشویق و پاداش دادن به کارکنان موفق.

با اجرای مدیریت عملکرد مستمر و استفاده از این راهکارها، می‌توانید بهبود عملکرد سازمان و دستیابی به نتایج مطلوب را تسهیل کنید. این سیستم به شما امکان می‌دهد که عملکرد کارکنان را بهبود دهید، اهداف سازمانی را دنبال کنید و به کارکنان فرصت ارتقاء و پیشرفت را بدهید. همچنین، با ایجاد فرهنگی که بر ارزش ارزیابی و بازخورد تمرکز داشته باشد، ارتباطات بهتری بین مدیران و کارکنان برقرار می‌شود و مشکلات عملکردی بهبود می‌یابد. در نتیجه، مدیریت عملکرد مستمر به سازمان کمک می‌کند تا به عملکرد برتری دست یابد و در مقابل چالش‌های روزمره مواجه شده، بهبود مستمری را تجربه کند.

 منابع

1. Armstrong, M., & Baron, A. (2014). Performance Management: The New Realities. Kogan Page Publishers.
2. Aubry, M., & Lavoie-Tremblay, M. (2017). Implementation of a continuous performance management program: A case study. Journal of Nursing Administration, 47(7/8), 426-431.
3. Buckingham, M., & Goodall, A. (2019). Nine Lies About Work: A Freethinking Leader’s Guide to the Real World. Harvard Business Review Press.
4. Lawler, E. E. (2018). Agile Talent: How to Source and Manage Outside Experts. Harvard Business Review Press.
5. Odiorne, G. S. (2019). The Handbook of Management by Objectives. Routledge.
6. Pulakos, E. D. (Ed.). (2009). Performance Management: A New Approach for Driving Business Results. John Wiley & Sons.
7. Rausch, E., & Sheta, A. (2016). Continuous performance management: A new approach to performance management and employee development. Journal of Business Strategy, 37(6), 3-12.
8. Redman, T., & Wilkinson, A. (2009). Contemporary Human Resource Management: Text and Cases. Pearson Education.
9. Smither, J. W., London, M., & Reilly, R. R. (2005). Does performance improve following multisource feedback? A theoretical model, meta-analysis, and review of empirical findings. Personnel Psychology, 58(1), 33-66.
10. Van Dooren, W., Bouckaert, G., & Halligan, J. (2015). Performance Management in the Public Sector. Routledge.