در سال 2012، در حالی که شرکت نرم‌افزاری Adobe در حال تبدیل به یک مدل کسب و کار مبتنی بر اشتراک‌گذاری ابری بود، بازبینی عملکرد سالانه سنتی که توسط این شرکت انجام می‌شد، با مشکلاتی روبه‌رو شد. مدیران در مجموع هشت ساعت برای هر کارمند وقت می‌گذاشتند و این فرآیند منجر به ناامیدی و نارضایتی کارمندان می‌شد. هر سال در ماه فوریه، با تعداد زیادی از کارمندانی که نتایج بررسی عملکرد خود را ناامید کننده می‌دانستند مواجه می شدند و ترک کار داوطلبانه به شدت افزایش می‌یافت.
در کل، شرکت حدود ۸۰,۰۰۰ ساعت مدیریتی را – معادل تقریباً ۴۰ استخدام تمام وقت – به یک فرآیند مکانیکی اختصاص داده بود که هیچ ارزش قابل تشخیصی ایجاد نمی‌کرد. Adobe در آن زمان در حال تغییر به یک مدل کسب و کار مبتنی بر اشتراک‌گذاری ابری بود و نیاز داشت که این مدل کسب و کار را به روز نگه دارد. اما حتی در حالی که شرکت محصولات و رابطه با مشتریان خود را به یک عملیات واقعی معاصر منتقل می‌کرد، رویکرد آن در زمینه منابع انسانی همچنان به گذشته وابسته بود.
در یک سفر کاری به هند در سال 2012، یک مدیر Adobe به نام “دونا موریس” از نارضایتی‌های خود در مورد مدیریت عملکرد سنتی صحبت کرد. او در یک گفتگو با یک خبرنگار اعلام کرد که شرکت قصد دارد بازبینی عملکرد سالانه و رتبه‌بندی‌ها را لغو کند و به جای آن از بازخورد بیشتر و پیشنهاداتی که به آینده متمرکز باشند، استفاده کند. این ایده بسیار خوبی بود، اما با این حال او هنوز با کادر مدیریت منابع انسانی و مدیرعامل Adobe درباره آن صحبت نکرده بود.
با انگیزه و قدرت قاطعانه خود، “دونا موریس” تلاش کرد تا شرکت را متقاعد کند. او در شبکه داخلی Adobe نوشت که چالشی که داریم، بررسی عملکرد سنتی و سالانه در اکثر شرکت‌ها است. این فرآیند به طور معمول شامل تعیین اهداف ، بررسی عملکرد گذشته، ارزیابی عملکرد فردی و تعیین رتبه‌بندی است. اما “دونا موریس” به این نتیجه رسید که این رویکرد سنتی بسیار زمان‌بر، گمراه‌کننده و ناکارآمد است و تمرکز بر رتبه‌بندی و نمره‌دهی ممکن است انگیزه را از کارکنان بردارد و اثرات معکوسی بر عملکرد و ارتباطات تیمی داشته باشد.
بنابراین، او یک مدل جدید به نام “Check-in ” ایجاد کرد. در این مدل، تمرکز بر تعیین اهداف و انتظارات سه ماهه، بازخورد مداوم و توسعه شغلی قرار دارد. به جای برگزاری بازبینی‌های سالانه، بازبینی‌های مکرر و در جریان انجام می‌شوند. این بازبینی‌ها توسط مدیران، همکاران و کارمندان انجام می‌شود. در هر سه ماهه، اهداف و انتظارات جدیدی تعیین می‌شود و هر کارمند باید بر روی آنها تمرکز کند. بازخورد مداوم و مستمر به کارمندان ارائه می‌شود تا بتوانند در طول سال بهبود و تغییرات لازم را اعمال کنند. علاوه بر این، توسعه شغلی همچنان از اهمیت بالایی برخوردار است و کارمندان می‌توانند در مورد اهداف شغلی خود بحث و گفتگو کنند و نیازهای آموزشی خود را بررسی کنند.
یکی از مزایای این مدل، از بین بردن رتبه‌بندی‌های اجباری است. به جای توزیع اجباری رتبه‌ها، یک بازبینی سالانه برای پاداش‌دهی برگزار می‌شود. این بازبینی‌ها بر اساس عملکرد و تأثیر کارمندان بر شرکت، نیازهای توسعه و شرایط بازار تعیین می‌شود. این رویکرد انعطاف‌پذیری بیشتری را برای تطابق با تغییرات محیط کسب‌وکار و نیازهای شرکت فراهم می‌کند.
تاکنون، اجرای مدل “Check-in” در Adobe به نتایج مثبتی منجر شده است. از آن زمان به بعد، کارمندان احساس کرده‌اند که ارزیابی عملکرد آنها به شکلی منصفانه‌تر و شفاف‌تر انجام می‌شود و تمرکز بیشتری بر بازخورد مداوم و بهبود کاری دارند.
با مدل “Check-in”، Adobe توانسته است از نظر انعطاف‌پذیری و سرعت عمل بهبود قابل توجهی داشته باشد. با تعیین اهداف و انتظارات سه ماهه، کارمندان قادر به تمرکز بر روی وظایف و پروژه‌های فعلی خود هستند و از تغییرات سریع در محیط کسب‌وکار خبردار می‌شوند. این امر به شرکت اجازه می‌دهد تا به سرعت واکنش نشان دهد و به موقع تغییرات لازم را اعمال کند.
علاوه بر این، بازخورد مداوم و در جریان که توسط مدیران، همکاران و کارمندان ارائه می‌شود، موجب افزایش انگیزه و تعامل بین اعضای تیم می‌شود. این بازخورد‌ها به کارمندان کمک می‌کنند تا مستندسازی عملکرد خود را بهبود دهند و در طول سال بهبودات لازم را اعمال کنند.
همچنین، توسعه شغلی یک اولویت برای Adobe است. کارمندان می‌توانند در مورد اهداف شغلی خود بحث و گفتگو کنند و نیازهای آموزشی خود را بررسی کنند. این امر به آنها اجازه می‌دهد تا در شغل خود رشد کنند و مهارت‌های لازم را توسعه دهند.
با مدل “Check-in”، Adobe توانسته است محیط کاری را بهبود دهد و روحیه کارمندان را بهبود بخشد. اعتماد به نفس کارمندان افزایش یافته است و همچنین ارتباطات تیمی و همکاری نیز بهبود یافته است. علاوه بر این، نرخ ترک کار کاهش یافته و کارمندان تمایل بیشتری به باقی ماندن در شرکت دارند.
مدل “Check-in” که توسط دونا موریس در Adobe معرفی شد، نشان می‌دهد که تغییر رویکرد در ارزیابی عملکرد می‌تواند بهبود قابل توجهی در محیط کاری و ارزیابی کارمندان به همراه داشته باشد. این مدل با تأکید بر بازخورد مداوم، انعطاف‌پذیری و توسعه شغلی، به کارمندان اجازه می‌دهد تا عملکرد خود را بهبود بخشند و در محیط کاری بهتری فعالیت کنند. Adobe با استفاده از این مدل توانسته است ارتباطات سازنده‌ای را بین کارمندان و مدیران ایجاد کند و محیطی را فراهم کند که همکاری و رشد فردی را تشویق می‌کند.
با ادامه استفاده از مدل “Check-in”، Adobe قصد دارد تا عملکرد بهتر و نتایج مثبت بیشتری را در محیط کاری خود مشاهده کند. این تغییر در رویکرد ارزیابی عملکرد نه تنها به کارمندان کمک می‌کند تا بهتر عمل کنند، بلکه به شرکت نیز امکان می‌دهد تا بهبودهای لازم را برای رشد و موفقیت خود اعمال کند.
مدل “Check-in” که در Adobe به کار گرفته شده است، سبک، انعطاف‌پذیر و شفاف است و هیچ ساختار و ردیابی رسمی ندارد.
در این مدل، تمرکز بر سه حوزه اصلی قرار دارد:
- تعیین اهداف و انتظارات سه ماهه
- بازخورد منظم
- توسعه شغلی و رشد
جلسات “Check-in” توسط همکاران انجام می‌شود و مستقل از پاداش مالی است. رتبه‌بندی‌های پیچیده و توزیع اجباری جایگزین شده‌اند و بازخورد و پاداش بر اساس عملکرد و تأثیر کارمندان بر شرکت، نیازهای توسعه و شرایط بازار تعیین می‌شود. Adobe با پیاده‌سازی این سیستم، نرخ ترک کار کارمندان را به طور قابل توجهی کاهش داده و عملکرد کلی شرکت را تحت تاثیر قرار داده است. جلسات “Check-in” به کارمندان امکان می‌دهد تا در هر هفته و حتی هر شش هفته، بازخورد دقیقی درباره عملکرد خود دریافت کنند و همه افراد در شرکت می‌دانند که چگونه به پیشرفت و ارزش افزوده به شرکت کمک می‌کنند.
از طریق “Check-in”، بازخورد می‌تواند؛ بازخورد مدیر به کارمند، کارمند به مدیر یا همکار به همکار باشد.
این مدل نیاز به سه عامل دارد: حمایت اجرایی، شفافیت درباره اهداف شرکت و ارتباط آن با اولویت‌های فردی و سرمایه‌گذاری در آموزش مدیران و رهبران برای بهبود عملکرد آنها.
Adobe با اجرای مدل “Check-in”، بازخوردهای مداوم و به موقع را به کارمندان خود ارائه می‌دهد و به جای تأخیر در ارزیابی، فرآیند مدیریت عملکرد مستمر را رهبری می‌کند.
